Økonomiministeriets whistleblowerpolitik
14-03-20241. Indledning og formål
Denne whistleblowerpolitik gælder for whistleblowerordningen, der er etableret i Økonomiministeriet i henhold til whistleblowerloven (lov nr. 1436 af 29. juni 2021 om beskyttelse af whistleblowere). Politikken beskriver rammerne for ministeriets whistleblowerordning, herunder hvorledes indberetninger til ordningerne behandles.
Whistleblowerindberetninger behandles af få udvalgte medarbejdere, som er ansvarlige for at modtage og håndtere indberetninger til whistleblowerordningen.
Formålet med whistleblowerordningen er at øge muligheden for, at tidligere og nuværende ansatte og andre, der er omfattet af whistleblowerordningen, herunder samarbejdspartnere, trygt kan ytre sig om overtrædelser af EU-retten, alvorlige lovovertrædelser og øvrige alvorlige forhold i Økonomiministeriet uden frygt for repressalier.
Ordningen skal ses som et supplement til den direkte og daglige kommunikation i den enkelte myndighed om fejl og utilfredsstillende forhold mv. Derudover udgør ordningen et supplement til muligheden for at rette henvendelse til fx nærmeste leder, HR eller tillidsrepræsentanten, ligesom den er et supplement til samarbejdspartneres mulighed for at rette henvendelse til deres kontakt i ministeriet og/eller dennes leder.
Det er også muligt at foretage en indberetning via Datatilsynets eksterne whistleblowerordning.
2. Hvem kan indberette til whistleblowerordningen?
Økonomiministeriets whistleblowerordning kan anvendes af følgende personer:
- Ansatte. Det omfatter både fuldtids- og deltidsansatte, ansatte med tidsbegrænsede ansættelseskontrakter (projektansættelser) samt vikarer. Det omfatter også frivillige, lønnede og ulønnede praktikanter.
- Tidligere ansatte, der indberetter oplysninger, som vedkommende er kommet i besiddelse af i den periode, personen arbejdede for myndigheden.
- Personer, hvis arbejdsforhold endnu ikke er påbegyndt, men som indberetter oplysninger, der er erhvervet i forbindelse med ansættelsesprocessen eller andre førkontraktuelle forhandlinger.
- Samarbejdspartnere og ansatte hos samarbejdspartnere, som Økonomiministeriet har et kontinuerligt og formaliseret samarbejde med.
3. Hvad kan indberettes?
Økonomiministeriets whistleblowerordning kan anvendes til at indberette om forhold, som vedrører overtrædelser af EU-retten, alvorlige lovovertrædelser eller øvrige alvorlige forhold, uanset om forholdet har fundet sted før eller efter whistleblowerlovens ikrafttræden.
Der skal være tale om forhold, der faktisk har fundet sted, eller som med stor sandsynlighed vil finde sted i den pågældende myndighed, og som whistlebloweren er kommet i besiddelse af som led i en arbejdsrelateret aktivitet.
Der kan indberettes oplysninger om:
- Overtrædelser af EU-retten, der er omfattet af whistleblowerdirektivet, fx beskyttelse af privatlivets fred og netværks- og informationssystemers sikkerhed[1]
- Alvorlige lovovertrædelser. Overtrædelser af straffeloven eller særlovgivning, fx overtrædelse af tavshedspligt, hacking, tyveri, underslæb, bedrageri, bestikkelse, grove og gentagne overtrædelser af forvaltningsloven og offentlighedsloven mv.
- Øvrige alvorlige forhold. Grov chikane fx på grund af race, køn, farve, sprog, formueforhold, national eller social oprindelse, politisk eller religiøst tilhørsforhold samt seksuel chikane. Grove eller gentagne overtrædelser af arbejdspladsens interne retningslinjer, alvorlige fejl og alvorlige uregelmæssigheder forbundet med it-drift eller it-systemstyring.
- En lovovertrædelse eller et øvrigt forhold vil som udgangspunkt være alvorligt, hvis der er tale om oplysninger, som er i offentlighedens interesse at få frem i lyset. Overtrædelser af bagatelagtig karakter er ikke omfattet. Indberetninger om whistleblowerens eget ansættelsesforhold vil som udgangspunkt ikke være omfattet, medmindre der er tale om seksuel chikane eller grov chikane.
4. Hvordan sendes indberetningen?
Økonomiministeriets whistleblowerordning understøttes af en digital whistleblowerportal, som skal anvendes til at foretage indberetning ministeriet. Portalen kan tilgås via link på ministeriets hjemmeside.
En indberetning via portalen er anonym, medmindre whistlebloweren selv oplyser sin identitet eller kontaktoplysninger.
Hvis whistlebloweren ønsker at bevare sin anonymitet, skal denne være opmærksom på ikke at oplyse sit navn eller andre personhenførbare oplysninger – heller ikke i eventuelle vedhæftede dokumenter.
Hvis whistlebloweren sender oplysninger ind til whistleblowerordningen fra en computer eller andet elektronisk redskab, der er på Statens It netværk eller via linket til den digitale whistleblowerportal på Økonomiministeriets hjemmeside, vil dette kunne blive registreret som led i den almindelige logning af brugeraktiviteter på Statens It’s netværk. Dette kan undgås ved at taste web-adressen: https://oem.sit-wb.dk/ i en browser på en privat eller offentlig computer, der ikke er tilkoblet Statens It’s netværk.
Kommunikationen sker via den digitale whistleblowerportal. Det er derfor vigtigt, at whistlebloweren følger med i sagen ved løbende at logge ind i whistleblowersystemet.
5. Hvordan behandler ministeriet indberetningen?
Indberetninger til Økonomiministeriets whistleblowerordning behandles af ministeriets whistleblowerenhed, som er forankret i kontoret HR og Jura.
Whistleblowerenheden er underlagt krav om fortrolighed og tavshedspligt. Whistleblowerenheden skal objektivt og sagligt behandle indberetningerne, så whistlebloweren trygt kan indberette til whistleblowerordningen uden frygt for repressalier.
Når whistleblowerenheden modtager en indberetning, skal whistleblowerenheden hurtigst muligt gennemgå henvendelsen og foretage en indledende vurdering af sagen.
Hvis en indberetning falder uden for ordningens anvendelsesområde, vil whistlebloweren blive orienteret herom og vejledt om, hvor vedkommende eventuelt i stedet kan rette henvendelse.
Hvis der er grundlag for at gå videre med en indberetning, iværksætter whistleblowerenheden en nærmere undersøgelse af forholdet. Det vil bero på en konkret vurdering i hvert enkelt tilfælde, hvordan sagen bedst muligt håndteres.
I visse tilfælde kan en undersøgelse af et forhold medføre, at oplysninger fra indberetningen skal videregives til en anden relevant myndighed, f.eks. politiet. Whistlebloweren vil som udgangspunkt blive underrettet forud for en sådan videregivelse, medmindre det vurderes at ville bringe en undersøgelse eller retssag i fare.
Whistleblowerenheden skal i videst muligt omfang give whistlebloweren feedback om hvilken form for opfølgning, der er foretaget på indberetningen. Feedbacken skal overholde gældende lovgivning, herunder regler om tavshedspligt. Når en sag er afsluttet, orienterer whistleblowerenheden og eventuelle berørte personer herom. Orienteringen kan desuden indeholde oplysninger om sagens udfald.
6. Hvilke rettigheder har whistlebloweren og berørte personer?
Whistleblowerloven tildeler whistlebloweren nogle rettigheder, der gælder både før, under og efter, at der er foretaget en indberetning eller offentliggørelse. Det indebærer fx, at en whistleblower er beskyttet mod repressalier som følge af indsendelse af oplysninger til ordningen i god tro. Rettighederne kan ikke fraviges til skade for whistlebloweren, heller ikke efter konkret aftale.
En whistleblower har ret til, at vedkommendes identitet skal forblive hemmelig, også over for en sags parter, men parterne i en sag har ret til at få adgang til sagens øvrige oplysninger.
I Justitsministeriets Vejledning for Whistleblowere er angivet nærmere om rettigheder for whistleblowere.
Berørte personer (fx personer, som whistleblowerens indberetning eller offentliggørelse handler om, eller fysiske eller juridiske personer med tilknytning til vedkommende, fx en ægtefælle), har ligeledes nogle rettigheder. Det medfører, at berørte personers identitet ligeledes skal beskyttes i forbindelse med sagsbehandlingen.
I Justitsministeriets Vejledning om whistleblowerordninger på offentligt arbejdspladser er angivet nærmere om rettigheder for berørte personer.
[1] Se whistleblowerdirektivets bilag, Del I, J.